Dalam
mengartikan tata kerja, prosedur dan sistem kerja akan kita pisahkan pengertian
untuk masing-masing supaya jelas dalam memahaminya.
•
Tatakerja merupakan cara melaksankan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil
guna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.
Contohnya
:
- Stabilitas : maksudnya bahwa system, tata, dan prosedur kerja itu harus
mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja.
•
Prosedur kerja merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu
pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju pekerjaan tersebut
harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut
dapat di selesaikan.
•
Sistem kerja merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi
satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam melnyelesaikan suatu
pekerjaan.
Contohnya
:
- Stabilitas : maksudnya bahwa system, tata, dan prosedur kerja itu harus
mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja.
- Fleksibilitas : artinya bahwa dalam pelaksanaanya tidak kaku tetapi harus
luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas.
Contoh
:
Salah
seoerang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan
harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan.
Metode sistem kerja merupakan kesatuan ide yang dapat
diaplikasikan
dimana
penggunaan konsep ”sistem kerja” dianggap sebagai titik untuk memahami,
menganalisa dan memperbaiki sistem dalam suatu organisasi, baik IT termasuk di
dalamnya ataupun tidak.
Dasar
dari metode sistem kerja, antar lain :
1.
Hubungan antara sistem kerja dan bidang sistem informasi Konsep dari sistem
kerja yaitu kasus umum yang mencakup system informasi, projects, rantai nilai,
rantai supply dan kasus spesial lainnya.
2.
Warisan dari komponen dan properti dari sistem kerja Kasus spesial dari sistem
kerja, sistem informasi dan projects mungkin mewariskan elemen sistem, properti
dan generalisasi dari sistem kerja secara umum.
3.
Pemahaman tujuan dan kunci sukses dari sistem informasi Sistem informasi yang
ada mendukung satu atau lebih dari sistem kerja yang mungkin tidak sama sekali,
sebagian ataupun seluruhnya menggunakan sistem informasi.
4. Pengaplikasian prinsip umum
mengenai sistem kerja Kesatuan dari prinsip umum yang berhubungan dengan sistem
kerja merupakkan dasar dari metode sistem analisa dimana bisnis dan pekerja IT
dapat menggunakan apapun yang berguna bagi mereka.
5. Model siklus hidup sistem kerja
Sistem informasi dan sistem kerja Aktifitas-aktifitas dalam proses bisnis
dibatasi menjadi enam tipe dari aktifitas yang bersifat komputerisasi ataupun
manual, antara lain :
1. Mendapatkan informasi
2. Menerima informasi
3. Mentransmisikan informasi
4. Memanipulasi informasi
5. Menyimpan informasi
6. Menampilkan informasi
Misalnya:
Mengenai sistem kearsipan
perpustakaan:
1.Mengkalsifakasi buku berbahasa
inggris dan berbahasa indonesia.
2.Pengkodean buku atau coding
3.Mengatur buku yang sudah diberi
kode yang sudah disediakan
Jadi dengan adanya sistem kerja,tatkerja
dan prosedur kerja menjadikan pelaksanaan fungsi menajemen dan kebijaksanaan
pimpinan mejadi lebih terarah,terkoodinir dan terkontrol dengan baik.
Prinsip-prinsip
yang harus dipenuhi dalam memakai tata kerja, prosedur dan sistem kerja pada
suatu instansi adalah sebagai berikut:
1. Tata kerja, prosedur kerja dan
sistem tata kerja harus disusun dengan memperhati-kan segi-segi tujuan,
fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas,
macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
2. Untuk mempersiapkan hal-hal itu
dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya
penjelasan tantang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa
jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.
3. Pilih salah satu pokok bidang
tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
4. Selanjutnya harus dibuat dan
dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut
lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.
5. Dalam penetapan tahap-demi tahap
dalam rangkaian pekerjaan ( misalnya soal prose¬dur surat keluar ) maka antara
tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling
hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke arah satu tujuan.
6. Dan tiap-tiap tahap itu harus
betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan
penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.
7. Di samping itu hams ditetapkan
pula skill atau kecakapan dan ketrampilan tenaj a kerja yang diperlukan untuk
penyelesaian bidang tugas termaksud. Jadi ii i dimaksudkan untuk tidak
memperpanjang prosedur kerja. Dengan kata lain prosedi r kerja disusun bukan
berdasarkan jumlah (quantity) tenaga kerja yang ada, melainka 1 berdasarakan
skill (quality) tenaga kerja yang dibutuhkan untuk dapat menyelesa kan suatu
bidang pekerjaan tertentu.
Daftar
Pustaka :